कैन्ड रिप्लाई, इंटरनल नोट्स और टास्क
एक वाक्य में
तीन छोटे टूल्स जो घंटों का समय बचाते हैं: बार-बार भेजे जाने वाले मैसेज के लिए कैन्ड रिप्लाई, टीम के लिए निजी जानकारी के लिए इंटरनल नोट्स, और अभी न हो पाने वाले फॉलो-अप के लिए टास्क।
कैन्ड रिप्लाई (स्लैश शॉर्टकट)
कैन्ड रिप्लाई एक सेव किया हुआ स्निपेट है जिसे आप / टाइप करके और उसे चुनकर डालते हैं —
FAQ, ग्रीटिंग, और रोज़ दोहराई जाने वाली पॉलिसी के लिए एकदम सही।
- इन्हें Settings → Canned responses में मैनेज करें।
- किसी चैट में,
/टाइप करें और फिर शॉर्टकट नाम (जैसे/hours) लिखें ताकि पूरा टेक्स्ट अपने आप आ जाए। - अगर पर्सनलाइज़ करना चाहें तो भेजने से पहले उसे एडिट कर लें।
शुरुआत के लिए बेहतरीन कैन्ड रिप्लाई: /hours (खुलने का समय), /delivery (डिलीवरी पॉलिसी),
/thanks (एक गर्मजोशी भरा साइन-ऑफ), /payment (पेमेंट कैसे करें)। कंसिस्टेंट, तेज़, और
आपके ब्रांड के अनुरूप।
इंटरनल नोट्स (सिर्फ़ आपकी टीम के लिए)
कभी-कभी आपको कुछ ऐसा लिखना होता है जो ग्राहक को कभी नहीं दिखना चाहिए — जैसे “कॉल के बजाय WhatsApp पसंद करते हैं”, “रिफंड अप्रूवल का इंतज़ार है”। यही होता है एक इंटरनल नोट।
नोट्स बातचीत के ठीक बगल में रहते हैं लेकिन कभी भी ग्राहक को नहीं भेजे जाते। इनकी मदद से चैट संभालने वाला कोई भी टीममेट तुरंत समझ जाता है कि क्या चल रहा है। अगर संदेह हो तो: मैसेज बाहर जाते हैं, नोट्स अंदर ही रहते हैं।
टास्क (फॉलो-अप और रिमाइंडर)
टास्क एक टू-डू है, जिसे चाहें तो किसी कॉन्टैक्ट, बातचीत, या किसी खास मैसेज से लिंक किया जा सकता है। इनका इस्तेमाल किसी भी ऐसे काम के लिए करें जो बाद में करना है: “सप्लायर को कॉल करें”, “शुक्रवार को कोटेशन पर फॉलो-अप करें”।
- Tasks के अंदर से नया टास्क बनाएं, या किसी मैसेज से (“create task from message”) बनाएं ताकि उसका संदर्भ बना रहे।
- इसे एक प्रायोरिटी और ड्यू डेट दें।
- टास्क को पूरा करें, स्नूज़ करें, या ज़रूरत पड़ने पर दोबारा खोलें।
- टॉप-बार का Tasks बैज बताता है कि क्या ड्यू है, ताकि कुछ भी छूटे नहीं।
ये सब कैसे जुड़ते हैं
- कैन्ड रिप्लाई Settings में कॉन्फ़िगर होते हैं और यहाँ इनबॉक्स में इस्तेमाल होते हैं।
- टास्क यहाँ और साइडबार के Tasks पेज दोनों जगह दिखते हैं, और कॉन्टैक्ट डिटेल की टाइमलाइन पर भी।
आगे: समझें कि बातचीत को कौन चला रहा है → — आप, कोई फ़्लो, या AI।